Rozwiązania technologiczne w procesach informacyjnych na przykładzie Biblioteki Głównej Uniwersytetu Szczecińskiego

 

Słowa kluczowe:
Biblioteka Główna Uniwersytetu Szczecińskiego, system biblioteczny KOHA, proces informacyjny
Abstrakt:
Nowoczesne rozwiązania technologiczne w procesach informacyjnych są potrzebne zarówno bibliotekarzom, studentom, jak i całemu społeczeństwu informacyjnemu. Bynajmniej nie chodzi tu tylko o wyposażenie bibliotek w nowoczesny sprzęt komputerowy, ale o nowe spojrzenie na bibliotekarstwo, a przede wszystkim skierowanie go i podporządkowanie nowoczesnemu stylowi myślenia. Informatyzacja w bibliotece powinna stać się tak samo obecna, jak powszechna jest w otaczającym nas świecie. Na przełomie ostatnich 10 lat w Bibliotece Uniwersytetu Szczecińskiego zaszło i nadal następuje wiele zmian w dostępie do informacji. Wszystkie związane z tym aspekty zostały przedstawione w niniejszym referacie.



Nowoczesna funkcja biblioteki naukowej w środowisku to już nie tylko usługi umożliwiające dostęp do literatury ale także aktywne wspieranie procesu naukowego poprzez jego współorganizowanie, administrowanie czy rejestrowanie aktywności. W dobie społeczeństwa informacyjnego i nowoczesnych rozwiązań technologicznych rozwój procesów informacyjnych stawia przed biblioteką nowe wyzwania i daje szerokie możliwości uczestniczenia biblioteki w rozwoju naukowym uczelni. Nowoczesne rozwiązania technologiczne w procesach informacyjnych potrzebne są zarówno bibliotekarzom, studentom jak i całemu społeczeństwu informacyjnemu. Bynajmniej nie chodzi tu tylko o wyposażenie bibliotek w nowoczesny sprzęt komputerowy, ale o nowe spojrzenie na bibliotekarstwo a przede wszystkim skierowanie go i podporządkowanie nowoczesnemu stylowi myślenia.

 

Ostatnie 10 lecie w Bibliotece Głównej Uniwersytetu Szczecińskiego to czas wielu zmian w generowaniu, przechowywaniu, przetwarzaniu a także interpretacji informacji. Pierwszą i najważniejszą decyzją była kwestia wyboru systemu bibliotecznego. W 2005 roku dotychczasowy system , opracowany jeszcze w systemie DOS, jednostanowiskowy przebudowany przez informatyka na system wielostanowiskowy, stał się nie wystarczający dla rosnących potrzeb Biblioteki. Dodatkowo system nie współpracował z powszechnie przyjętym w bibliotekach formatem MARC21, brak wsparcia dla wypożyczalni, archaiczne gromadzenie i niewydolne przetwarzanie danych powodowało na tym etapie więcej problemów niż korzyści z informatyzacji.

 

Do 2005 roku biblioteka starała się podążać drogami innych bibliotek szczecińskich, które wdrażały komercyjny system biblioteczny Aleph zakupiony w 2000 roku ze środków uzyskanych ze wspólnego projektu „Modernizacja, integracja i rozbudowa systemów gromadzenia i udostępniania informacji w sieciach Intranet i Internet Bibliotek Szczecińskich Szkół Wyższych tworzących Szczeciński Zespół Biblioteczny”. Został on przygotowany wspólnie z Politechniką Szczecińską, Pomorską Akademią Medyczną i Wyższą Szkołą Morską. W 2003 roku Biblioteka Główna posiadała pięć tzw. licencji FULL przeznaczonych dla pracowników Biblioteki i pięć licencji OPAC z przeznaczeniem dla użytkowników. Znaczne rozproszenie systemu biblioteczno-informacyjnego Uniwersytetu Szczecińskiego, duża liczba studentów i pracowników naukowych, powodowały, że ilości te były zdecydowanie niewystarczające. Ze względu na wysokie koszty zakupu kolejnych licencji i kosztów utrzymania systemu i pomimo poczynionych znacznych nakładów finansowych, w kolejnych latach system ALEPH nie był rozwijany.

 

W 2006 roku z uwagi na powszechność stosowania standardu MARC21 podjęto decyzję o wyborze systemu o otwartym kodzie o nazwie KOHA. Dzięki temu Biblioteka zyskała nowe możliwość integracji systemu z ogólnie pojętym zagadnieniem przetwarzania informacji. Wdrożenie w pełni automatycznego wypożyczania książek z wykorzystaniem modułu OPAC, gdzie na każdym etapie czytelnik jest informowany o statusie swojego zamówienia i terminie zwrotu wypożyczonych materiałów bibliotecznych. Udogodnienia te znacznie zwiększyły poziom zadowolenia czytelników i usprawniły działanie całej biblioteki. Czytelnik poprzez zalogowanie się do swojego konta uzyskuje wszystkie niezbędne dla niego informacje. Mogą być one przekazane za pomocą poczty e-mailowej, wiadomość z komunikatora GG.

 

W przyjętym systemie dzięki integracji „zdalnego dostępu” z kontem OPAC, czytelnik po instalacji niewielkiego programu i drobnej konfiguracji przeglądarki WWW, po zalogowaniu się do swojego konta zyskuje dostęp z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie do źródeł informacji, zasobów naukowych którymi dysponuje Biblioteka.

 

Zamówienia na nowe wydawnictwa książkowe zgłaszane są w systemie do oddziału gromadzenia , gdzie centralnie po analizie następuje zakup. W momencie uruchomienia budżetu na zakup zbiorów oddziały udostępniania otrzymują informację o przydzielonej kwocie. Za pomocą systemu mogą śledzić składane przez siebie zamówienia. Maja dostęp do informacji czy dana pozycja została skierowana do zakupu, za jaką cenę, kiedy dotarła do Biblioteki i na jakim etapie opracowania obecnie się znajduje a także jaka jeszcze kwota pozostaje do dyspozycji danej jednostki. Informacja o stanie realizacji zakupu umożliwia skorzystanie z nowo zakupionej publikacji jeszcze na etapie jej opracowywania.

 

Zamówienia elektroniczne oraz wstępna rejestracja czytelników, zmniejszyły zakres obowiązków pracowników udostępniania, którzy w zyskanym czasie uzupełniają opisy książek o spisy treści i skany okładek.

 

Połączenie danych uzyskanych z opracowania, z dobudowanym modułem gromadzeniowym, a także prowadzonym od kilku lat archiwum ubytków (również tych zakupionych przed komputeryzacją), Biblioteka dysponuje obecnie potężnymi możliwościami raportowania i analizowania. Możliwości te dotyczą nie tylko ruchu księgozbioru, ale też np. aktywności pracowników, terminowości zwrotów na różnych wydziałach.

 

System biblioteczny KOHA przynosi korzyści nie tylko czytelnikom ale sprawia również, że praca bibliotekarza jest znacznie łatwiejsza, wygodniejsza i efektywniejsza. Ponieważ system posiada wiele usprawnień w przetwarzaniu informacji, pozwala na generowanie pełnych statystyk z funkcjonowania biblioteki poczynając od etapu gromadzenia, kończąc na etapie wypożyczenia. Informacje te są przetwarzane przez system i dostępne w formie wykresów i raportów.

 

W ramach systemu tworzona jest baza publikacji, która umożliwia uzyskanie informacji o aktywności naukowej pracowników. Pełni ona inną funkcję niż katalog główny biblioteki. Do pełnego jej wykorzystania potrzebne są szersze informacje niż formalny opis bibliograficzny. Do oceny aktywności naukowej wymagane są także od pracowników biblioteki dodatkowe umiejętności szersze niż w dziale opracowania zbiorów. Stosowanie formatu MARC21 w tej bazie wymaga dużej koncentracji i skrupulatności, aby generowane później statystyki były wiarygodne.

 

System został zmodyfikowany, tak aby przechowywać dane pozabibliograficzne oraz aby zapewnić możliwość przesyłania danych. Aktualnie do Polskiej Bibliografii Naukowej dokonywany jest systematycznie eksport danych z Bazy Publikacji. Dodatkowo eksport tych danych dokonany został do testowanego systemu, oceniającego aktywność pracowników naukowych na Wydziale Nauk Ekonomicznych i Zarządzania. Cały czas przygotowywane są modyfikacje bazy służące usprawnieniu pracy w sekcji Bibliometrii Oddziału Bibliometrii i Bibliografii Naukowej.

 

W 2016 roku Uczelnia stanie w obliczu kolejnej oceny jednostek – podobnej do tej z roku 2013. Jeżeli odbędzie się ona z użyciem tego samego programu „Ankieta jednostki”, to rola biblioteki Uniwersytetu Szczecińskiego, w przygotowaniu gotowych plików wejściowych, będzie niezastąpiona. Jeżeli Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego odpowiednio dopracuje Polską Bibliografię Naukową tak, aby ocena odbyła się na podstawie zgromadzonych tam danych, to w takim przypadku ocena przejdzie sprawnie i bez komplikacji.

 

Mówiąc o informacji/komunikacji nie sposób pominąć zagadnienia automatycznej lub pół-automatycznej komunikacji między systemami. Zagadnienie to spoczywa na Oddziale ds. Komputeryzacji Biblioteki Głównej. Od lat bazy udostępniane są za pomocą protokołu Z.3950 (np. KARO). O ile współpraca z tymi systemami, mimo napotykanych trudności, jest dość łatwa, to integracja z multiwyszukiwarką EDS, OPI, wsparcie automatyzacji punktacji Impact Factor, Index Copernicus nie jest już tak proste. Wydaje się, że wszelkiego rodzaju integracje będą przez najbliższe lata spędzać sen z oczu informatykom, albo przysparzać sporo pracy pozostałym pracownikom biblioteki.

 

Oczywiście system biblioteczny to nie wszystko ale to główny szkielet działalności integrujący wszystkie inne usługi przetwarzania informacji. W skład tego ekosystemu informatycznego wchodzi także moduł kadry, w którym rejestrowane są wszystkie wyjścia i wejścia pracownika. Są one rejestrowane i umożliwiają zarówno pracownikowi jak i przełożonym kontrolę rzeczywistego czasu pracy .

 

W ramach ułatwienia komunikacji między pracownikami stworzono wewnętrzne „gadugadu”. Każdy pracownik przy swoim stanowisku może uruchomić klienta PSI i może w każdej chwili skontaktować się z innym pracownikiem. Oprócz aktywnej formy komunikacji każdy pracownik posiada osobiste konto mailowe w domenie bg.szczecin.pl. Ta drogą za pomocą stworzonych list przekazywane zostają informacje przeznaczone dla wszystkich pracowników lub kierowników Biblioteki.

 

Bezpieczeństwa budynku Biblioteki Głównej „pilnuje” monitoring, który również zintegrowany jest z systemem KOHA i na jego podstawie liczone są statystki odwiedzin.

 

Do systemu informacji Biblioteki Uniwersytetu Szczecińskiego wprowadzana jest również informacja o zakupionym na potrzeby biblioteki sprzęcie. Dzięki zarejesrtowanym fakturom i przypisaniu sprzętu do konkretnego użytkownika odnalezienie go po kilku latach nie stwarza problemu, a także pozwala przeprowadzać analizy z jego wykorzystania, oraz przewidzieć zapotrzebowanie na przyszłe lata.

 

Do codziennej działalności przydatny jest również system do przetwarzania zgłoszeń pracowników dotyczących np. różnych problemów sprzętowych czy systemowych. Każde takie zgłoszenie jest rejestrowane, opisywane i przydzielane do osoby odpowiedzialnej za jego rozwiązanie. Na każdym etapie pracownik posiada informację o realizacji zgłoszenia. Wszystkie wymienione wyżej usługi są ze sobą zintegrowane. Każdy pracownik posiada jedno hasło i login do każdej z nich.

 

Pomimo przygotowanych do tej pory adaptacji w bazie publikacji, Biblioteka nie spoczywa na laurach. W dalszym ciągu jest jeszcze wiele do zrobienia, dopracowania, zoptymalizowania. Do najważniejszych zadań do realizacji należy przygotowanie modułu gromadzenia czasopism, dalsze rozwijanie współpracy z NUKATem oraz integracja z Wydawnictwem Naukowym Uniwersytetu Szczecińskiego . W najszybszym czasie należałoby także uruchomić kolejne kanały powiadomień o zdarzeniach, o aktualnościach przez Facebook, Google+; udostępnić wsparcie pracowników Oddziału Informacji Naukowej przez te (lub inne) serwisy społecznościowe z archiwizacją korespondencji w bazie; zintegrować główny katalog z innymi wyszukiwarkami, tak aby prezentować wyniki szukania na jednej, spójnej liście.

 

Dzięki tym wszystkim zabiegom informatyzacja w bibliotece stała się tak samo obecna, jak powszechna jest w otaczającym nas świecie. Życie bez dobrego przepływu informacji w działalności bibliotecznej, czy jakiejkolwiek innej instytucji w dzisiejszych czasach, jest niemożliwe i generujące ogromne straty oraz w ostatecznym rozrachunku powodujące w przypadku firmy, bankructwo, a w przypadku biblioteka szybszą likwidację lub stagnację.

 

Tradycyjnie rozumiana funkcja biblioteki w ostatnim czasie ewoluuje w kierunku szeroko rozumianego gromadzenia i udostępniania informacji. Nie inaczej dzieje się w bibliotece Uniwersytetu Szczecińskiego.

 

Bibliografia:

  • Ganakowska U., Zatorski W., System biblioteczny KOHA i jego wpływ na funkcjonowanie biblioteki Uniwersytetu Szczecińskiego. W: Wojciechowska M., red., Standardy biblioteczne: praktyka, teoria, projekty. Gdańsk: Ateneum-Szkoła Wyższa w Gdańsku, 2008. s.235-239. ISBN 978-83-61079-08-0.
  • Ganakowska U., Zatorski W., Wykorzystanie oprogramowania Open Source w bibliotece akademickiej na przykładzie Biblioteki Głównej Uniwersytetu Szczecińskiego. W:
  • Wojciechowska M., red., Elektroniczny wizerunek biblioteki. Gdańsk: Ateneum-Szkoła Wyższa w Gdańsku, 2010. s.213-224. ISBN 978-83-61079-01-9.
  • Ganakowska U., Zatorski W., KOHA - tylko w Bibliotece Uniwersyteckiej. W: Bibliotekarz Zachodniopomorski. Szczecin. 2008, nr 1-2, s. 15-18. ISSN 0406-1578.
  • http://koha.pl/start.html [dostęp 30 kwietnia 2015]